1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Louhintahiekka Oy (jäljempänä ”Rekisterinpitäjä” tai ”me”)
Y-tunnus: 0110989-2
Osoite: Tuotantotie 1, 04300 Tuusula
Sähköposti: louhintahiekka@louhintahiekka.fi
2. Yleistä
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten käsittelemme asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme ja muiden sidosryhmiemme, kuten toimittajiemme ja alihankkijoidemme, yhteyshenkilöiden/edustajien sekä työnhakijoidemme ja verkkosivuillamme vierailevien käyttäjien henkilötietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpito;
- Urakoiden ja projektien hoitaminen;
- Työmaapalautekyselyt;
- Laskutus (sis. kirjanpito sekä maksujen valvonta ja perintä);
- Markkinointi ja tapahtumien järjestäminen;
- Verkkosivujemme toiminnan varmistaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen sekä verkkosivujen toiminnan analysointi ja mainonnan kohdentaminen;
- Rekrytointi; ja
- Kameravalvonta.
Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelyllemme on:
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kun kyse on
- Asiakassuhteiden hoitamisesta ja ylläpidosta sekä näihin liittyvästä laskutuksesta ja urakoiden/projektien hoitamisesta (oikeutettuna etuna liiketoiminnan harjoittaminen)
- Markkinoinnista ja tapahtumien järjestämisestä (oikeutettuna etuna liiketoiminnan edistäminen)
- Verkkosivujemme toiminnan kannalta välttämättömien evästeiden toiminnasta (oikeutettuna etuna viestin välittäminen viestintäverkossa ja tietoturvan varmistaminen)
- Kameravalvonnasta (oikeutettuna etuna omaisuuden suojaaminen ja turvallisuuden varmistaminen sekä näitä vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen ja selvittäminen)
- Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, kun kyse on kirjanpitoaineistoon sisältyvien henkilötietojen käsittelystä (kirjanpitolaki, 1336/1997))
- Rekisteröidyn suostumus, kun kyse on
- Muiden kuin välttämättömien evästeiden toiminnasta
- Rekrytoinnista
4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät sekä niiden lähde
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
- Asiakkaat ja sidosryhmät:
- Nimi ja yhteystiedot, kuten (työ)sähköpostiosoite ja (työ)puhelinnumero
- Edustettu organisaatio sekä asema edustetussa organisaatiossa
- Asiakassuhteeseen sekä urakoiden ja projektien hoitamiseen liittyvät tai niiden aikana kertyvät tiedot, kuten laskutustiedot ja -historia
- Markkinointi ja tapahtumat:
- Nimi, (työ)sähköpostiosoite ja (työ)puhelinnumero
- Edustettu organisaatio sekä asema edustetussa organisaatiossa
- Riippuen tapahtumasta, mahdollisesti tieto erityisruokavaliosta ja/tai allergioista
- Verkkosivut:
- Verkkosivuillamme käytettävien evästeiden keräämät tiedot, kuten IP-osoite. Evästeiden keräämät tiedot on kuvattu tarkemmin verkkosivuillamme.
- Rekrytointi:
- Työnhakijoiden nimi ja yhteystiedot sekä muut mahdolliset yksilöintitiedot, kuten syntymäaika
- Rekrytointiin liittyvät tiedot, kuten CV, työhakemus ja muut rekrytointiprosessin aikana kertyvät tiedot
- Kameravalvonta:
- Valvontatallenteet sekä tieto tallennusajankohdasta. Tallentavan kameravalvonnan valvonta-alue on merkitty kyltein.
Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus. Tiettyjen henkilötietojen antaminen on kuitenkin edellytys meidän ja rekisteröidyn edustaman organisaation välisen sopimuksen tekemiseksi ja noudattamiseksi sekä palveluidemme suorittamiseksi.
Saamme tiedot pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta urakoiden ja projektien suorittamisen yhteydessä ja asiakassuhteen aikana esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse. Saatamme saada tietoja myös viranomaisilta ja/tai viranomaisrekistereistä sekä yhteystietopalveluiden tarjoajilta. Saatamme sovellettavan lainsäädännön puitteissa kerätä ja päivittää tietoja myös julkisista lähteistä, kuten organisaatioiden verkkosivustoilta.
5. Henkilötietojen luovuttaminen
Lähtökohtaisesti emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille. Henkilötietoja voidaan luovuttaa kuitenkin viranomaisille lakisääteiseen velvoitteeseemme perustuen. Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa konsernimme sisällä, mikäli se on hallinnollisista syistä tarpeen.
Hyödynnämme toiminnassamme ulkopuolisia palveluntarjoajia eli henkilötietojen käsittelijöitä, joille luovutamme henkilötietoja, kun ne käsittelevät henkilötietoja puolestamme tässä tietosuojaselosteessa kuvatuissa tarkoituksissa. Tällaisia henkilötietojen käsittelijöitä ovat esimerkiksi kirjanpitäjämme sekä taloushallinnossa ja rekrytoinnissa käyttämämme palveluntarjoajat. Henkilötietojen käsittelijät saavat käyttää henkilötietoja ainoastaan antamamme ohjeistuksemme mukaisesti. Henkilötietojen käsittelijöillä ei ole oikeutta käyttää luovuttamiamme henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.
Turvallisuuspoikkeamatilanteissa kameravalvonnasta kertyneitä tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle esitutkintalain (805/2011) mukaista esitutkintaa varten tai esimerkiksi asiaa selvittävälle vakuutusyhtiölle.
6. Henkilötietojen siirtäminen eu:n tai eta:n ulkopuolelle
Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
Jotkin henkilötietojen käsittelyyn käyttämämme henkilötietojen käsittelijät tai näiden käyttämät alikäsittelijät ovat kuitenkin sijoittautuneet EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin huolehdimme henkilötietojen suojan tasosta varmistamalla, että Euroopan komissio on antanut kohdemaasta tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen (ns. vastaavuuspäätös), tai esimerkiksi edellyttämällä henkilötietojen käsittelijää hyväksymään Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet osaksi Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välistä sopimusta.
7. Henkilötietojen säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten. Olemme listanneet käsittelemiemme henkilötietojen säilytysaikoja alle:
- Asiakassuhteet ja urakoiden/projektien hoitaminen:
- Asiakassuhteisiin ja urakoiden/projektien hoitamiseen liittyviä ja/tai niiden aikana kertyneitä henkilötietoja säilytetään ko. asiakassuhteen keston ajan sekä 10 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Mikäli saamme tiedon asiakkaan yhteyshenkilön/edustajan vaihtumisesta, päivitämme ko. tiedot asianmukaisesti.
- Laskutus ja kirjanpito: kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota ko. kirjanpitoaineisto koskee.
- Markkinointi ja tapahtumat: Markkinointiin ja tapahtumiin liittyviä henkilötietoja säilytetään enintään kuluva vuosi + 10 vuotta. Tietoja voidaan päivittää ja poistaa jo aiemminkin, huomioiden asiakassuhteen kesto ja luonne, tietojen tarpeellisuus sekä ajantasaisuus.
- Verkkosivut: Evästeiden keräämiä henkilötietoja säilytetään verkkosivuillamme tarkemmin ilmoitetun mukaisesti.
- Rekrytointi: Rekrytointiin liittyviä henkilötietoja säilytetään yksi (1) vuosi valintapäätöksen tiedottamisesta.
- Kameravalvonta: Enintään 100 vuorokautta tiedon keräämisestä, ellei säilytyksen jatkaminen ole tarpeen turvallisuuspoikkeamatilanteen selvittämiseksi.
8. Rekisteröityjen oikeudet
8.1. Yleistä
Rekisteröity voi käyttää tässä kohdassa kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä meihin.
Ilmoitamme pyynnön nojalla toteutetuista toimenpiteistä lähtökohtaisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Ilmoitamme myös, mikäli pyyntöä ei jostain syystä toteutettaisi.
Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Voimme rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi joutua pyytämään rekisteröidyltä lisätietoja, jotta voimme tunnistaa rekisteröidyn riittävällä tavalla.
8.2. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröity voi pyytää meiltä tiedon siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja sekä pyytää meiltä tietoja hänestä kerätyistä henkilötiedoista. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista.
8.3. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään henkilötietojaan, mikäli ne ovat epätarkkoja, virheellisiä tai puutteellisia.
8.4. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröity voi pyytää meiltä itseänsä koskevien henkilötietojen poistamista tietosuoja-asetuksessa säädetyin perustein, esimerkiksi, mikäli henkilötiedot eivät enää ole tarpeen niihin käsittelytarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Emme kuitenkaan kaikissa tilanteissa voi poistaa henkilötietoja, mikäli niiden säilyttäminen on meidän lakisääteinen velvoite tai niiden säilyttämiselle on muu lainmukainen peruste.
8.5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tietosuojalainsäädännössä määritellyissä tilanteissa, kuten silloin, jos rekisteröity on kiistänyt henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jona varmistamme niiden paikkansapitävyyden.
8.6. Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme. Tällöin emme enää saa käsitellä kyseisiä henkilötietoja, ellemme voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet.
8.7. Oikeus annetun suostumuksen peruuttamiseen
Henkilötietojen käsittelyn perustuessa rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Mikäli rekisteröity on antanut suostumuksen evästeiden käyttöön, annetun suostumuksen voi peruuttaa verkkosivuilta löytyvästä evästebannerista.
8.8. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröity voi tietyin tietosuojalainsäädännössä määritellyin edellytyksin pyytää meitä toimittamaan rekisteröidylle sellaiset tätä koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on meille toimittanut, ja siirtää nämä toiselle rekisterinpitäjälle.
8.9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröity voi tehdä kantelun kansalliselle valvontaviranomaiselle, mikäli emme rekisteröidyn mielestä käsittele henkilötietoja asianmukaisesti tai toteuta rekisteröidyn oikeuksia riittävällä tavalla. Ilmoituksen Suomen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle voi tehdä osoitteessa www.tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.
9. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää, mikäli se on toiminnassamme tai lainsäädännössä tapahtuvien muutosten vuoksi tarpeellista.
Ilmoitamme merkittävistä henkilötietojen käsittelyä koskevista muutoksista verkkosivuillamme ja/tai mahdollisuuksien mukaan sähköpostitse.
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 30.07.2024.